英語でのビジネスメールを書く上で、大切なポイントと便利な定型文をご紹介いたします。欧米ビジネスではメールでのやり取りで仕事を進行させることが日本の会社より多く、それだけに高い英語力が必要です。
英語でのビジネスマナーとよくあるフレーズ（定型文）を上手く組み合わせ短時間でメールのやり取りを成功させていきましょう。
コピーペーストしてそのまま使えますのでぜひ活用してください。
目次
1.件名・タイトルの付け方
ビジネス英語でのメールでまず気をつけたいのが、件名・タイトルです。なぜならば欧米社会では、件名を見て「ジャンクか…？」と少しでも疑われればゴミ箱行きです。そうならないよう、相手にちゃんと読んでもらえる件名を考えましょう。
※ジャンク・ジャンクメールとは迷惑メールのこと
迷惑メールだと思われない件名の作り方には２つのポイントがあります。
- 件名に名前・社名を必ず入れる
- 件名にプロジェクト名を入れる
この２つさえ守っておけば大丈夫です。次項でテンプレートを使って解説していきます。
ポイント①件名に名前・社名を必ず入れる
件名に氏名と社名が入っていればまずジャンクメールだと思う人はいません。
- Sub: Regarding your requirement [Tarou Eigo, ABC Corp,]
日本では件名に名前を入れることはないですが、欧米ではジャンクメールと間違われないように会社名・名前を件名に必ずいれてください。
ポイント②件名にプロジェクト名を入れる
件名にプロジェクト名を必ずいれましょう。
- Sub: Regarding Project A starting next month
具体的なプロジェクト名は自分たちだけが知っている情報のため、ジャンクと誤解されるリスクを軽減することが出来るからです。
【失敗例】ジャンクメールに勘違いされやすい件名
日本語を知っていると良くやりがちな失敗メールの件名は、抽象的・感情的な件名はジャンクメールと判定されてしまいます。
日本語で＜ぜひ読んで下さい！＞という件名のメールが届くとします。いかがでしょうか？ジャンクメールの匂いがプンプンするため、迷わずゴミ箱行きです。また、以下のような件名はジャンクに思われやすいので注意しましょう。
- Sub: Regarding information you required
上記は、＜あなたが求めた情報＞という意味の件名です。たとえ相手が何かの情報を求めていたとしても、「ジャンクなのか…？」と思わてしまう可能性が高いです。
気持ちはわかりますが、この件名では重要なメールに見えません。
書き出し・シチュエーション別で紹介
社外向けの送信メールの書き出しテンプレートをシチュエーション別で紹介します。
一般的なメールの書き出し
意味：これは～をするためのメールです
- This is to ～
- I’m writing this email to ～
社外へサービス利用に関してのメール
意味：御社の～に興味があります
- I’m interested in your ～
質問のメール
意味：お問い合わせがあります
- I’m inquiring your ～
日本のメールとは全く異なる書き出しに注意！
日本の場合メールの書き出しは、次項であることが多いです。
- いつも大変お世話になっております。○○です。
このまま英文メールにすると、「書き出しが分からない…」と悩まれる方が多いです。なぜなら、＜お世話になっている。＞は日本語としての言葉のあやであるため、英語の定訳がありません。英語メールの場合、上記のようにすぐに本題に入ります。
パターンを覚えさえすれば、書き出しはとてもシンプルにしていくことが大切です。
3.【返信】社外メール返信テンプレート
社外の人からメールが届きそれに返信する時の返信メールの書き出しテンプレートをシチュエーション別で紹介します。
一般的な返信メール
意味：メールをいただきありがとうございます。
- Thank you very much for sending email.
書類の郵送を頼んだ際の返信メール
意味：書類を送っていただきありがとうございます。
- Thank you very much for sending materials.
併せて、受け取った報告メール
意味：書類を送っていただきありがとうございます。先日お受け取りいたしました。
- Thank you very much for sending materials. I received them yesterday
英語のビジネスメールでも、ホウレンソウ（報告・連絡・相談）は必ず行いましょう。
4.【たった一言】好印象になるワンフレーズ
メールでも丁寧な表現（柔らかい表現）を使って書くと好印象です。文章の最初の一言に、次項ような丁寧な表現を使うのがおすすめです、
- If it is beneficial for you（もしお役にたつのであれば）
- If I may（可能であれば）
- if you like（よろしければ）
- Unfortunately（残念ながら）
- It’s really too bad, but（誠に残念ですが）
メールや文章は少し冷たく感じてしまう事も多々あります。このフレーズを使うだけで印象を柔らかくすることができますよ。
5.【返信】すぐに返事が出来ない時のテンプレート
すぐに返信が出来ない時、返信が遅れてしまう時がありますよね。マナー的には48時間以内に何かしらの返信をしましょう。
すぐに返信が出来ない場合は、「即時の返信が無理との回答＋理由＋返信する時期」を相手に送っておくことが大切です。
会議中の場合
ただいま会議中です。本日中には返信いたします。よろしくお願いいたします。
- I’m in the middle of a meeting. I’ll get back to you at the end of today. I hope it’s soon enough for you.
今日中に返信ができない場合
今手が離せないので、明日、返答いたします。よろしいでしょうか？
- I have my hands full at the moment. I will answer your question tomorrow. Is that ok with you？
社内で話し合ってから返信したい場合
返答する前に上司と話す必要があります。来週の火曜日までには返信いたします。お待たせいたしますがよろしくお願いいたします。
- I need to talk to my manager before getting back to you. I would like to respond to you by next Tuesday. Thank you very much for your patient.
- Thank you for your patient. は、同じようなニュアンスの日本語がないのですが、直訳をすると＜あなたの我慢に感謝します。＞。返事を待ってもらうことに対してのお礼の決まり文句です。
すぐに返信ができない時は、上記のように「すぐに返信するのは難しい理由＋返信する時期」を明確に伝えましょう。
メール文の締めくくりに使う締めの言葉をいくつか紹介しておきます。
ほとんどのケースに使える締めの言葉
ご協力に感謝します。
- Thank you very much for your cooperation.
こちらから何か頼みごとをした場合
※「patient」を入れることをオススメします。日本語で「忍耐」という意味ですが、「お忙しいところすいません」というニュアンスを含めた表現になります。
- Thank you very much for your cooperation and patient.
返信が必ず欲しい場合
私はあなたからの返答を楽しみにしています。
- I’m looking forward to hearing from you.
〜なので、次の金曜までに
- by next Friday because ～
期限を設定はしていないが、できるだけ早く作業をしてほしい時
あなたのご都合がつき次第、なるべく早く
- at your earliest convenience
不採用通知や商談に対し断りのメールをするときどのように英語で表現すればいいか迷いませうよね。
メール内容が、相手にとってよくないことを伝える場合は、『ポジティブ・サンドイッチ』という手法を参考にしましょう。ポジティブサンドイッチ手法とはどんなものか次項で具体的なメール文とともに解説をします。
ポジティブ・サンドイッチ手法とは
ポジティブサンドイッチ手法とは、最初に、ポジティブな文章を書きます。そして悪いニュースを理由付きでハッキリと伝え、最後はポジティブな文章で締めます。
Dear…
プラスの文章
Thank you very much for your interest in employment at ABCD company.After we have carefully reviewed your resume we were impressed by your accomplishments.
この度は弊社(ABCD会社）の採用情報に興味をお持ちいただきありがとうございます。
応募書類をもとに慎重に検討させていただき、功績に感銘を受けました。
マイナスの文章
However, we have decided to choose another candidate this time. Honestly, this decision was really difficult for us to make.
しかしながら、この度私達は他の候補者の方に決定致しました。正直なところ、弊社と致しましても大変苦慮した上での決定でした。
その理由
The main reason is that another candidate has long years of experience in this industry. That means he doesn’t need time to be trained and can contribute to our company straight away.
主な理由としては、他の応募者の方がこの業界にが精通しているからです。彼はトレーニングをする時間が必要なく、即戦力として弊社に貢献できることを意味します。
プラスの文章
Once again, we appreciate your interest in this position and wish you every success in your career endeavors.
重ねまして、弊社の職種にご興味をおもちいただきありがとうございます。貴殿のご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。
このように悪いニュースを伝える場合は、必ずプラスの文章でサンドイッチして下さい。就職希望者は、採用が内定するまでは見込み客と考えるのが欧米でのビジネスマナーです。