英語でメールを書く時に使い回しができる超便利な英語の8つの定型文



ビジネス英文メールは、まさに今後に向けて需要が高まるスキルです。英会話スキルも重要視されますが、文章の場合、英語ネイティブではなく日本人の独壇場と言えます。

英語ネイティブ同士のメールのやり取りであれば外国人従業員でも対応できますが、日本人の上司やチームメンバーと打ち合わせをする必要がある場合などは、やはり日本人による英文メールが必要になってくるのです。

しかし、そう簡単に書けるほど甘い世界ではありません。ありとあらゆる状況に対応しなければいけませんので、「いかにも高い英語力が必要ですね…」と感じるでしょう。

もちろん、高い英語力はビジネスマナーを守ったメールを書くのに必須です。一方、「決まった言いまわし(定型文)」が多く存在するのも事実であり、それを上手く組み合わせることで「短時間でメールを書く」ということが可能になります。

そこで、「よく使う8つの定型文」を覚えておきましょう。

この8つの定型文を覚えるだけでも、英文メールをこれまでの「半分の時間」で書くことも夢ではありませんよ!

 

1.件名を工夫する

 

たとえば、日本語で「ぜひ読んで下さい!」という件名のメールが届くとします。いかがですか?読みますか?おそらく、よほど暇な人でもない限り読まないでしょう。ジャンクメールの匂いがプンプンしますから。

しかも職場のパソコンにそんなメールが届いても、「仕事の邪魔だ!」となるでしょうね。これは英語の世界でも同じで、日本よりもメールをビジネスに使う欧米社会では、件名を見て「ジャンクか…?」と少しでも疑われれば「ゴミ箱行き」です。たとえどんなに重要なメールでも、読まずに捨てられるのです。

そこで、相手にちゃんと読んでもらえる件名を考えてみましょう。ポイントは以下の2つです。

■自分の名前(出来れば社名も)を入れる
■「Regarding ~」の後ろにプロジェクト名を入れる

それでは、具体的な表現を見ていきます。

■Sub: Regarding your requirement [Tarou Eigo, ABC Corp,]
■Sub: Regarding Project A starting next month

こんな感じです。氏名と社名が入っていれば、それがジャンクメールだと思う人はいないでしょう。また、具体的なプロジェクト名などは「自分たちだけが知っている情報」であるため、これもジャンクと誤解されるリスクを軽減することが出来ます。

一方、以下のような件名はジャンクに思われやすいでしょう。

■Sub: Regarding information you required

これはダメです。「あなたが求めた情報」という意味になり、たとえ相手が何かの情報を求めていたとしても、「ジャンクなのか…?」と思われる可能性大です。その場合は、自分の名前を入れるなどの工夫をしておきましょう。

 

2.書き出しの技術~送信編~

 

英文メールに関しては、「書き出しが分からない…」と悩まれる方が多いものです。日本語の場合は、「いつも大変お世話になっております。○○です」が一般的だと思いますが、「お世話になっている」は日本語としての「言葉のあや」であるため、英語の定訳がないのです。

しかし、意外と書き出しの技術は簡単にクリアできると思いますよ。以下を参考にして下さい。

■This is to ~
■I’m writing this email to ~

英語のメールでは、上記のような「これは~をするためのメールです」と書き出すのが一般的です。さらに…

■I’m interested in your ~

商品購入の問い合わせやサービス利用に関しては、「御社の~に興味があります」と書き出しておきましょう。

さらに、スクールや講習への参加・入会のメールを送る場合は…

■I’m inquiring your ~

これでOKですね。いかがですか?上記を覚えておけば、色々な場面で使えると思いますよ!

 

3.書き出しの技術~返信編~

 

先ほどは「こちら発信のメールを送信する」という状況でした。それでは、今度は「相手からメールが届き、それに返信する」という状況を想定して書き出しの技術を覚えてみましょう。以下を参考にして下さい。

■Thank you very much for sending email.

これでOKです。場面を選ばない表現であるため、非常に使い勝手は良いはずです。一方、「書類を送ってくれた」などの「こちらのリクエストに応えてくれた」という場合…

■Thank you very much for sending materials

という感じでOKでしょう。何か特定のことに対して謝礼を述べる場合に使えます。

また、「書類を送ってくれた」のようなケースでは、「確かに受け取りましたよ!」という報告をシッカリしておきましょう。以下を参考にして下さい。

■Thank you very much for sending materials. I received them yesterday.

このような感じです。英語のビジネスメールでは、日本語の「ホウレンソウ(報告・連絡・相談))」を特に強く意識することが重要です。

 

4.as soon as possibleはOKなの?

 

定型文というわけではありませんが、意外とトラブルになりやすい表現が「as soon as possible」です。「すぐに」という意味で覚えておられると思いますが、「as soon as possibleと書いたのに、全然すぐに対応してくれない…」というケースが多いんですね。

しかし、このようなケースの多くは「英語に問題がある」と言えます。相手が「怠け者」であることも考えられますが、「as soon as possible」の持つニュアンスが、私たちのイメージと大きく違うのです。

日本人の多くは、「何を置いてもすぐに!」とイメージされると思いますが、本来の英語のニュアンスとしては…

「今やっていることが終わったら、すぐにします」

というニュアンスを持っているのです。したがって、たとえ「as soon as possible」と書いても、こちらのお願いを最優先に行ってくれるわけではないんですね。

その場合は、以下の表現を参考にして下さい。

■by next Friday because ~

上記のように、「期限+理由」を書くのです。ビジネスシーンでは、このような「期限+理由」が一般的であり、ぜひその点を覚えておきましょう。

なお、「特に期限は設定しない」のであれば…

■at your earliest convenience

これでOKですね。日本語の「お時間のある時に」という意味に相当すると思いますが、期限を設定しない場合はこの表現が推奨されます。

 

5.悪いニュースを伝える

 

不採用通知などの「悪いニュース」を伝える場合は、「ポジティブ・サンドイッチ」という手法を参考にしておきましょう。

まず、ポジティブな表現を書きます。次に悪いニュースを「理由付き」でハッキリと伝え、最後はポジティブな表現で締めます。このように、上下をポジティブな表現で挟むため、「ポジティブ・サンドイッチ」と呼ばれているんですね。

それでは不採用通知の表現例を紹介しますので、ぜひ参考になさって下さい。

Dear…

We very much enjoyed meeting with you for the interview for the Sales position. And we reviewed your resume carefully. Your resume is great, and your qualifications are superb.

ここまでが「最初のポジティブな表現」です。続いて悪いニュースを書きます。

However, we have decided to choose another candidate this time. Honestly, this decision was really difficult for us to make.

これが悪いニュースです。しかし、これだけでは不十分です。「理由」も明記する必要があるんですね。

This is because another candidate has long year experiences in this industry. That means he needs no time to be trained and contributes to our company immediately.

これが理由です。そして最後に、もう一度ポジティブな表現でサンドイッチしておきましょう。

We all wish you success in finding a new position, and we file you name for the future reference. Thank you very much.

これで完成です。このように、悪いニュースを伝える場合は、必ずポジティブな表現でサンドイッチするようにして下さい。「不採用です!」の一言だけではいけません。就職希望者は、採用が内定するまでは「見込み客」と考えるのが欧米でのビジネスマナーです。上から目線で対応するのではなく、マナーを守った対応を心がけておきましょう。

 

6.すぐに返事が出来ない場合は…

 

状況によっては、「すぐに返信が出来ない」ということもあるでしょう。「会議中」や「他の仕事で忙しい」、「返信内容を上司と相談する必要がある」など、これらのケースでは返信が遅れることもあるのです。

しかし、英文メールの世界では「48時間以上返信がない」はマナー違反とされています。したがって、すぐに返信が出来ない場合は、「すぐに返信するのは無理+理由+返信する時期」の3つを簡単な表現で相手に送っておくことが求められるでしょう。

そこで、いくつかのシチュエーションで使える表現を紹介します。

■会議中だ

I’m in the middle of a meeting. I’ll get back to you at the end of today. I hope it’s soon enough for you.

■他のことで手が一杯だ

I have my hands full at the moment. I will answer your question tomorrow. Is that ok with you?

■上司と話し合ってから返信したい

I need to talk to my manager before getting back to you. I would like to respond to you by next Tuesday. Thank you very much for your patient.

こんな感じですね。よろしければ、上記の3つのパターンをメモ帳などにコピペしておき、すぐに使えるようにしておけば便利でしょう。

 

7.丁寧な表現を書こう!

 

日本語のメールでも同じですが、やはり「丁寧な表現(柔らかい表現)」を書くことは重要です。

そこで、様々な状況に応じた「丁寧な表現」が書けるよう、下にいくつかの表現例を用意してみました。

■if it is beneficial for you(もしお役にたつのであれば)
■if I may(可能であれば)
■if you like(よろしければ)
■Unfortunately(残念ながら)
■It’s really too bad, but(誠に残念ですが)

上記を覚えておけば色々な場面で使えるでしょう。しかし、使い方には注意して下さい。たとえば「if I may」ですが、日本語の訳としては「可能であれば」となります。しかし、「可能であれば書類を送って下さい」と伝える場合、「Please send the documents if I may」は不自然です。

「if I may」は、「もし私がそれをやらせて頂くなら…」という意味であるため、「Please send the documents if I may」と書いてしまうと、「もし私にやらせて頂けるなら、その書類を送って下さい」というニュアンスになってしまうのです。

これは変ですね。書類を送るのは相手なのに、「こちらの可否」を書いているのです。日本語の訳にとらわれるのではなく、英語を見て使うべきかを判断するようにして下さい。

 

8.締めの表現

 

さて、ついに締めの表現です。シッカリと締めの表現を書いてメールを完成させておきましょう。

と言っても、それほど難しく考える必要はありません。チョットした例文を覚えるだけで簡単に対応できると思いますよ。

Thank you very much for your cooperation.

上記は「基本表現」です。たいていのケースに対応できるでしょう。一方、こちらから何か頼みごとをする場合は…

Thank you very much for your cooperation and patient.

このように、「patient」を入れることをオススメします。日本語で「忍耐」という意味ですが、「お忙しいところスイマセンね…」というニュアンスを追加することが出来ます。

さて、ほとんどのケースでは上記の表現で対応できますが、「返信を期待するニュアンスを入れたい」という場合もあると思います。求人に応募する場合などですね。その場合は、「Thank you ~」の代わりに…

I’m looking forward to hearing from you.

これを締めの表現にしておきましょう。「返信を楽しみにしております」という意味であり、場合によっては使うケースもあると言えます。

そして最後に、「Sincerely,」を入れればOKです。少し打ち解けた間柄であれば「Regards,」でも構いませんよ!

 

いかがでしょうか?8つの状況で使える定型文を見てきましたが、それぞれの表現が持つニュアンスを理解しておくと、より効果的に使えるようになると思います。

たとえ英語力の高い人でも、上記の知識がない人の英文メールは不自然なものです。一方、英語力が高くなくても、上記の表現を上手く使える人のメールは自然なんですね。

ぜひ、皆さんも上記の表現集を勉強して、上手く使えるようになっておきましょう!

 

この記事の著者:小林達也さん 東京都在住の英語講師

 

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